Datele și termenele de transmiterea acestora în REGES-ONLINE
Prin Hotărârea Guvernului nr. 295/27 martie 2025 publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 279 din 31 martie 2025 au fost stabilite condițiile de întocmire și accesare a Registrului General de Evidență a Salariaților – denumit in continuare Registru.
REGES-ONLINE – Registrul general de evidenţă a salariaţilor online este o platformă informatică destinată completării, transmiterii, gestionării, consultării şi procesării datelor referitoare la elementele contractului individual de muncă.
- Angajatorii completează şi transmit în Registru următoarele date, fără a avea caracter limitativ:
a) datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, numărul de identificare fiscală – NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, din afara Uniunii Europene, Spaţiul Economic European – SEE;
c) pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;
d) data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii;
e) funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative;
f) tipul contractului individual de muncă;
g) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
h) locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
i) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia; (anterior repartizarea se raporta doar pentru contractele cu timp partial)
j) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
k) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;
l) data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii;
m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, definită la art. 2 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 16/2017 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
o) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
p) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă;
q) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.
- Termenele de transmitere în Registru a datelor prevăzute mai sus:
1) datele prevăzute la lit. a) – k) se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; reamintim amenda pentru nerespectarea obligatiei: 20.000 lei/persona identificata.
2) datele prevăzute la lit. l) se transmit în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;
3) datele prevăzute la lit. m) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului;
4) datele prevăzute la lit. n) şi o) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;
5) datele prevăzute la lit. p) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absenţelor nemotivate, precum şi a situaţiilor de suspendare în caz de forţă majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării; amenda pentru nerespectarea obligatiei este de la 3000 lei la 5000 lei pentru fiecare situatie de suspendare neinregistrata in Registru.
6) datele prevăzute la lit. q) se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă.
- Termenele de transmitere în Registru a modificarii datelor:
– lit. b) şi c) – în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită.
– lit. e) – i) – cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.
– lit. j) – în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia.
– perioada de detaşare prevăzută la lit. m) – o) se transmite în Registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
– lit. a) – în termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării.
Orice corecţie a erorilor survenite în completarea Registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.
